TIC Y CULTURA ORGANIZACIONAL EMPRESARIAL

Una de las estrategias de cambio de mayor demanda por las organizaciones es la referida a contar con sistemas integrados de información y comunicación conformados por módulos TIC de aplicaciones interrelacionadas. Esto conduce a la necesidad de una estrategia de cambio especifico de acuerdo a la cultura operativa particular en cada caso. De allí que uno de los problemas que enfrenta la gerencia se refiere al proceso de hacer que el personal acepte y trabaje en dicha dirección de cambio, paralela a otros tipos de transformaciones que se realizan al mismo tiempo. Surge la necesidad de diseñar una estrategia que permita delinear y comprender los valores y tendencias cambiantes en la organización apuntando a la comprensión compartida del futuro, la identidad y la cultura por parte de los gerentes y el personal de la organización. En tal sentido, podemos afirmar que se trata de incidir en el cambio de la organización en sí misma teniendo en cuenta un medio ambiente dado que no puede cambiarse; a partir de esto el cambio se da en la gente, pues ella es la que lo fomenta; no son los sistemas, programas o aplicaciones identificados, ya que la habilidad para cambiar proviene de la aceptación y respuesta de las personas dentro de la organización. En consecuencia la gerencia tiene el reto de mostrar el camino o visión para después generar aceptación y respuesta de la gente al cambio propuesto. Cada organización se desarrolla en un ambiente propio y específico por lo que requiere generar respuestas que favorezcan el compromiso de la gente para adaptarse a los cambios conformando culturas operantes apropiadas, requisito para generar una mejora continua de nuevas estrategias a implementar como son los módulos TIC.
El cambio tecnológico dentro de las organizaciones, por lo general, enfrenta su primera barrera en la necesidad de un cambio de la dinámica organizativa pasando de una estructura departamental tradicional, basada en funciones, a una estructura por procesos que llevará más adelante a una estructura de sistemas; el sistema de información y comunicación es compatible con una estructura por procesos: no lo es con una estructura funcional. Por su parte, la estructura por procesos requiere la identificación y aplicación de procesos conjuntamente con los responsables o dueños de procesos, cuyas actividades transitan a través de toda la organización regulados por los requisitos del cliente, es decir, las normas que estandarizan los procesos creando un funcionamiento en red bajo el principio que la mejora continua, con eficacia, eficiencia, reputación, satisfacción, ética y control de los procesos; genera la mejora continua en todo la organización. Crear un ambiente para el desarrollo de los procesos aplica elementos de comunicación por el gerente, así como elementos organizacionales en función de metas y actitudes deseadas. Dicha comunicación puede utilizar medios tradicionales, comunicaciones en sesiones formales y charlas informales en ambientes internos, así como mecanismos de socialización del cambio, que incluye comunicar con el ejemplo como una herramienta eficaz al alcance de los gerentes y en fin todo lo que facilite la identificación de lo que es susceptible de cambiar para favorecer el desarrollo de los procesos. El objetivo es que la gente se acostumbre a la idea y esté preparada para el cambio; el avance efectivo dependerá de la comprensión y adaptación a los procesos por los participantes. Sirve para que una prevista reacción inicial de rechazo cambie al tratar con enfoques, comportamientos y puntos de vistas posibles dentro de un contexto determinado.

Una organización puede representarse como un grupo de gente conjuntamente con sus actitudes, comportamientos y costumbres creadas para funcionar juntos y mostrar resultados con la influencia lógica de la cultura del contexto. En nuestro caso la necesidad de cambio tecnológico inducido por la gerencia para mejorar la competitividad, cumplir con los organismos reguladores, mejorar el servicio o el producto; crea un mecanismo impulsor para la instalación de módulos TI que se interrelacionan para generar una mejora del tratamiento de la información en la organización y por tanto contribuir a una mejor toma de decisiones en los niveles más bajos de la organización favoreciendo el proceso de delegación. En este sentido, las características culturales vigentes en la organización pueden ser utilizadas con ventaja para instalar las mejoras, porque las soluciones serán llevadas en el sentido de la cultura vigente; considerando no solo la organización globalmente sino cada una de sus partes obteniendo sinergias desde estas.
Actualmente las organizaciones afrontan el reto de entrar o mejorar la aplicación de la TIC lo que implica incorporar pensamientos y valores; por ello no es raro que orienten sus esfuerzos a mejorar las aplicaciones TIC que se vienen usando al haber actuado en forma apresurada adoptando aplicaciones que no le dieron los resultados esperados; es así que continúan en la búsqueda de otros más eficientes; siempre empeñadas en mejorar su productividad por medio de un mejor manejo de la información sobre la base de reestructuraciones.
La instalación o mejora de módulos informáticos para la construcción de un sistema de información y comunicación lleva a movilizar esfuerzos hacia una nueva posición en el manejo de la información, pero a su vez plantean la identificación y aplicación de estrategias innovadoras vinculadas a la mejora de la productividad cultural en concordancia con los cambios propuestos. Es así que en cuanto a la estructura se utilizarán elementos de descentralización ya que la estructura por procesos implica disminuir los niveles gerenciales, creación de círculos de calidad, disminución del enfoque funcional por el de por procesos, llevar las responsabilidades y autoridad a niveles más bajos y pasar de una responsabilidad individual a una compartida a través de un eje de decisiones que atraviesen toda la organización. Paralelamente se implementan estrategias que apoyan la actividad de control, imprescindible en una estructura por proceso, por lo cual se identifican estrategias en la actividad de control como la centralización, controles internos estrictos, políticas y procedimientos, planificación centralizada, estructura de auditoría permanente alrededor del ciclo de Deming, niveles de autoridad diferenciados apuntando una gestión sistémica.
Además, se incluirán otras estrategias como son la capacitación en gestión, gestión de incentivos, estandarización, mejoras remunerativas en base a rendimiento, documentación de procedimientos.
En síntesis, las estrategias que acompañan un cambio en la gestión de la información utilizando un sistema de información y comunicación, suministran los argumentos adecuados y los razonamientos para aplicar los cambios en la organización asimilando de esta manera los elementos culturales y los impulsores del cambio cultural, donde cada estrategia impulsa el alcance de un nuevo nivel de mejora.

carlos alberto hernandez villanuieva

colombia pereira- risaralda