¿CÓMO REDUCIR LA BRECHA ENTRE LAS ADQUISICIONES Y LAS OPERACIONES DE LA RED DE VALOR?

Actualmente las empresas deben sincronizar las adquisiciones con todas las operaciones de la red de valor, para obtener beneficios financieros, disminución de costos, tiempos, alineación dinámica con sus proveedores, simplificación de procesos y de contratos.

Para desarrollar el tema del ensayo es necesario conocer el concepto de adquisición o aprovisionamiento se define como:

1. “El conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.”
2. “Proveer o surtir de cosas necesarias como provisión de víveres, municiones, etc. que contemplen la importación de artículos o combustibles.”

Teniendo en cuenta lo anterior todos los eslabones de la red de valor deben enfilarse, para lograrlo es fundamental que se alinee el pronóstico de la demanda al aprovisionamiento, para que se suministre la materia, energía e información necesaria para satisfacer las necesidades del cliente, mediante el aseguramiento de la disponibilidad de bienes y/o servicios. Ya que la alineación permite: “…If they can find ways to interact more closely, they may find they can cut total inventory levels across the value chain by at least 15 percent—and lower overall supply chain costs in the bargain.” , esto quiere decir que para que la empresa pueda reducir los niveles de inventario y los costos, se debe incrementar la interacción de los diferentes procesos de la red de valor.

Además de lo anteriormente mencionado, para que las empresas puedan realizar su alineación dinámica, se requiere mejorar las negociaciones con los proveedores, ya que se ha evidenciado que “But a root cause of the supplier-customer mismatch is the disconnect between the customer’s procurement and supply chain operations. Procurement, the primary face to suppliers, usually takes a static view of business requirements to drive cost reduction while the supply chain operation’s main goal is to deliver products and services that satisfy end-customer demand, which is dynamic by nature” .

Es decir que la red de valor debe estar enfocada en satisfacer las necesidades del cliente y partir de allí para realizar sus procesos upstream y downstream, para lo cual es necesario realizar alianzas estratégicas con los proveedores, elegir los niveles de información que se compartirán con ellos, ya que en la actualidad el proceso de adquisiciones tiene una visión estática de los requerimientos del negocio y que el objetivo principal del mismo es satisfacer las necesidades de la demanda mediante los bienes y/o servicios cambiantes, por lo tanto se requiere que el proceso de aprovisionamiento y las necesidades del negocio estén sincronizadas.

Teniendo en cuenta lo anterior se puede decir que: “Inefficiencies arise because, even if overall demand meets forecast levels, the day-to-day detail of supply requirements can be highly dynamic. Seasonal demand variability, the introduction of competitive products, or promotional activity in retail channels can drive big short-term fluctuations. On top of this, any number of exceptional circumstances, from floods to product quality issues, can require rapid and significant action by suppliers.”, de ahí la importancia de la realización de contratos y acuerdos de prestación de servicio con los proveedores, ya que no solo se debe tener en cuenta la demanda cambiante, también las actuaciones de la competencia, las promociones, productos, las políticas del gobierno, el ambiente cambiante, para que la empresa pueda realizar contratos y acuerdos de prestación de servicios con el proveedor en la atención de los cambios que se producen en el mercado por las causas mencionadas anteriormente y este a su vez sea lo suficientemente flexible para atender las necesidades de la empresa.

Con el fin de cerrar la brecha entre el aprovisionamiento y las demás operaciones de la red de valor se proponen seis maneras, así:

1. “Demand Planning
2. Inventory Planning
3. Lead time Optimization
4. Product Lifecycle Management
5. Footprint Design
6. Capacity Planning”

Ampliando lo anterior se puede decir que:

Planeación de la demanda: se debe compartir información de la demanda con los proveedores y pronosticar la demanda conjuntamente, previendo cambios en la misma. Así mismo la empresa debe tener en cuenta que “Al momento de planificar la demanda (Etapa 7.1.1), los equipos de cada área funcional tienen que comunicarse con el equipo de administración de la cadena de suministros para obtener información sobre la especificación del producto, la disponibilidad, la experiencia previa con fuentes de suministro, los posibles cuellos de botella y las ventajas de las diferentes proyecciones.” , es necesario analizar el proceso de abastecimiento de la red de valor, los flujos de información, de producto, las restricciones que puedan presentarse, los proveedores, el suministro, los costos de los procesos percibidos o dejados de percibir por posibles fallas y todos los factores que influyan al momento de planificar la demanda.
Planificación del inventario: se debe propender a inventarios colaborativos, en donde se establezcan los stocks de seguridad, las reservas y la metodología en la planificación de inventarios y los parámetros de abastecimiento en la red.
“La gestión del almacén y del inventario es un proceso que permite a la organización administrar en forma adecuada sus productos y tomar decisiones y medidas que garanticen la existencia de suficientes productos disponibles para respaldar las actividades de los programas de manera oportuna y eficiente” , uno de los objetivos que se busca es mantener la disponibilidad de producto al cliente, ya que resulta más costoso la pérdida de ventas por la falta de disponibilidad de producto al cliente.

Optimización del lead time: en cuanto a este aspecto la red debe brindar respuestas rápidas a los cambios de la demanda

Administración del ciclo de vida del producto: es de vital importancia que los proveedores brinden soporte la empresa en este aspecto, ya que se requiere la flexibilidad de los proveedores para atender a los cambios de la demanda de los clientes, ya que este aspecto impacta directamente en el EBITDA

Diseño de la huella: se refiere a alinear a cada proveedor con la estrategia de la red de valor del cliente, “At the same time, footprint design helps the company to optimize the transportation network strategy—the use of cross-dock locations, pool-points, and the best mix of third-party logistics service providers and internal logistics capabilities.” .

Capacidad de planeación: en este factor lo importante es alinear la capacidad de planeación a largo plazo entre los proveedores y los clientes, con el fin de mitigar los riesgos de escasez de suministros.

En conclusión, las empresas deben alinear el aprovisionamiento con las demás operaciones de la red de valor, mediante la realización de alianzas y acuerdos de servicio con los proveedores y la aplicación de los seis factores de planeación de la demanda, planificación del inventario, optimización del lead time, administración del ciclo de vida del producto, diseño de la huella y la capacidad de planeación.