Implementar el cambio en una organización no es una tarea fácil. Se requiere una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa para tener éxito. Pero si sigue los pasos correctos y tiene un plan adecuado, el proceso de éxito es mayor. 
Aquí te mostramos nuestra compilación de 12 mejores prácticas para facilitar sus esfuerzos de implementación de la educación virtual:

1. Identifica tus necesidades de educación virtual
Como primer paso, identifique sus necesidades de capacitación que pueden satisfacerse con el aprendizaje virtual. Luego evalúe hasta qué punto estas necesidades de capacitación están alineadas con sus objetivos educativos.

2. Tener un proceso formal para recopilar y documentar las necesidades de aprendizaje virtual
Para identificar las necesidades de educación virtual, debe tener un proceso formal de recopilación y documentación de las necesidades de capacitación.

Involucre a los diversos directores o gerentes que serían los interesados en sus iniciativas de capacitación virtual. Esto les ayudará a reconocer la necesidad de integrar la educación virtual con sus programas de formación.

3. Seleccione programas de capacitación que sean apropiados para la entrega por e-learning
La educación virtual puede no ser adecuado para todos los entrenamientos; necesitas elegir asignaturas apropiadas.

4. Evalúe la preparación para la educación virtual en su organización
El siguiente paso es verificar la preparación de su organización para aceptar la educación virtual. Realice un análisis detallado de preparación para saber esto. Hay siete factores importantes de preparación que debe considerar antes de implementar la educación virtual: preparación psicológica, social, ambiental, de recursos humanos, tecnológica, financiera y de contenido.

Echemos un breve vistazo a cada factor:

• Preparación psicológica: evalúe la actitud de los estudiantes y dirección de la institución hacia la educación virtual.
• Preparación social: se trata de los aspectos interpersonales del entorno en el que se implementará el aprendizaje virtual. Evaluar cómo los alumnos son sociales e interactivos entre sí.
• Preparación ambiental: evalúe los factores internos y externos de su institución que pueden influir en la educación virtual.
• Disponibilidad de recursos humanos: evalúe la disponibilidad de personal, tanto interno como externo (de un proveedor) que garantizará el éxito del educación virtual. Preocupe en contenido y proceso de aprendizaje, no en herramientas tecnológicas.
• Disponibilidad tecnológica: evalúe las habilidades técnicas de sus estudiantes; su habilidad para manejar el dispositivos inteligentes: smartphone, PC, Tablet, entre otros.
• Preparación financiera: evalúe el presupuesto requerido para implementar la educación virtual.
• Disponibilidad de contenido: evalúe la disponibilidad de contenido para la convertirlos en material virtual. Consulte al menos a algún especialista en cuanto a costos, la implementación tecnológica para grupos reducidos actualmente es muy asequible.

La falta o la disminución de la preparación para cualquiera de estos factores no significa que se detenga la implementación de educación virtual. Implica tomar medidas para mejorar los factores de preparación para el éxito del proceso de educación virtual.

5. Identificar las barreras de la educación virtual.
Incluso después de la decisión de implementar la educación virtual en su organización, aún puede enfrentar algunas barreras que evitarán su adopción exitosa o el aprovechamiento de sus beneficios. Estas barreras incluyen:

• Barreras personales: estudiantes que no están dispuestos a asumir la responsabilidad de su propio aprendizaje y su resistencia al cambio.
• Barreras de estilo de aprendizaje: sus alumnos temen que la educación virtual no se adapte a sus estilos de aprendizaje personales.
• Barreras de instrucción: los estudiantes no están actualizados sobre los beneficios de la educación virtual, por lo que no pueden comprender cómo se beneficiarán personalmente de esta modalidad. Su renuencia hacia el aprendizaje es una barrera de instrucción.
• Barreras organizativas: las implicaciones de costo de la educación virtual en comparación con los métodos de capacitación tradicionales.
• Barreras de contenido: los factores incluyen altas expectativas del curso, material irrelevante del curso, mala calidad e información inadecuada, y tareas mal diseñadas.
• Barreras situacionales: las circunstancias y situaciones de un estudiante influyen en su capacidad para emprender el curso.
• Barreras tecnológicas: la calidad del sistema de gestión de aprendizaje, la conectividad a Internet y los problemas de navegación podrían ser algunas barreras potenciales. Identificar estas barreras y encontrar soluciones son un factor importante en la implementación de la educación virtual.

6. Evaluar si construir o comprar
Otro aspecto importante para decidir es tener un equipo interno para construir los cursos, comprar cursos disponibles o externalizar sus requisitos a un proveedor que ofrezca soluciones personalizadas de educación virtual.

7. Investigue proveedores potenciales de e-learning y elija uno basado en una lista de verificación
Si ha decidido externalizar su proyecto de educación virtual, elija un proveedor de soluciones de educación virtual personalizada y confiable. Conozca las áreas clave del desarrollo de la educación virtual y haga las preguntas correctas a los posibles proveedores de educación virtual.

8. Decidir entre el desarrollo de cursos a pequeña y gran escala.
Se recomienda comenzar a pequeña escala cuando:
Estás presentando el e-learning por primera vez.
Solo puedes hacer una pequeña inversión
Necesita una implementación rápida para que pueda comenzar su entrenamiento de inmediato
Debe implementar un solo curso o algunos cursos en todos los departamentos.

La educación virtual puede desarrollarse a gran escala si usted:
Tener una estrategia de educación virtual bien pensada.
Tener la inversión y los recursos necesarios.
Puede llevar tiempo implementar porque las necesidades de capacitación no son inmediatas
Necesidad de implementar cursos en toda la institución.

9. Elija su Sistema de Gestión de Aprendizajes de código abierto o comercial
Invierta en un Sistema de Gestión de Aprendizajes de código abierto como Moodle o use los servidores internos de su intranet para organizar cursos.

Considere un Sistema de Gestión de Aprendizajes comercial una vez que su educación virtual esté bien establecido y los estudiantes se acostumbren a la educación virtual. Invertir en un Sistema de Gestión de Aprendizajes y cursos personalizados para satisfacer sus necesidades de capacitación puede ser una opción.

10. Motivar y apoyar a los estudiantes para acceder la educación virtual
Una vez que la capacitación a través de la educación virtual esté en marcha, motive a sus estudiantes a acceder al curso de educación virtual. Aborde los problemas que puedan tener al usar esta nueva metodología de capacitación a través de una estrategia de gestión del cambio. La estrategia debe incluir:

Lanzamiento de la iniciativa con un mensaje del directivo que subraya su importancia.
Campañas de correo electrónico para promover la educación virtual y despertar el interés de los estudiantes.
Ayudar a los estudiantes a comprender los objetivos del programa de educación virtual.

11. Asegurar la comunicación entre los estudiantes y el profesor
La comunicación entre profesor y los estudiantes debe ser continua y los mecanismos de retroalimentación son importantes para resolver los problemas.

12. Mida el éxito del programa de educación virtual a intervalos regulares
Los comentarios de los estudiantes y otros actores involucrados de forma regular ayudarán a evaluar el éxito de la iniciativa. La evaluación de los estudiantes con objetivos realistas y criterios de éxito ayudará a medir la efectividad y saber qué funciona y qué no en el programa. Esto ayudará a realizar cambios en el programa.

La implementación de la educación virtual no tiene por qué ser una tarea desalentadora, siempre que conozca las mejores prácticas y las siga.